Revolucionando a Eficiência da DM: A Jornada da NexOps para a Automação e Inteligência de Dados com HubSpot

No efervescente mercado de soluções de crédito, onde a agilidade e a precisão são diferenciais competitivos incontestáveis, a eficiência operacional e a integridade dos dados se tornam cruciais para qualquer empresa que almeja a liderança. A DM, uma organização que se consolidou no desenvolvimento de cartões e soluções financeiras inovadoras para lojistas em todo o Brasil, enfrentava, contudo, um obstáculo persistente que freava seu potencial máximo: a dependência excessiva de processos manuais e a desconexão entre seus sistemas críticos.

Essa realidade, comum em empresas de grande porte sem uma estratégia de digitalização e integração clara, gerava fricções, perda de tempo e, mais importante, comprometia a qualidade das informações que sustentariam decisões estratégicas.

Este artigo da NexOps aprofunda-se em como aplicamos uma estratégia de RevOps robusta, alavancando a poderosa plataforma HubSpot, para redefinir por completo a gestão da DM. Nossa intervenção visou a eliminar redundâncias, otimizar fluxos de trabalho e, fundamentalmente, pavimentar o caminho para uma tomada de decisão unificada e inteligente, transformando o cenário operacional da empresa e impulsionando seu crescimento sustentável.

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O confronto da DM com a ineficiência: silos de dados e o desgaste operacional

Apesar de sua posição forte e respeitada no setor de soluções financeiras, a DM lidava com fricções significativas em suas operações diárias. Essas barreiras internas não só limitavam sua capacidade de escalabilidade, mas também comprometiam a precisão e a confiabilidade das informações vitais para o negócio. Antes da nossa intervenção, uma análise aprofundada revelou alguns pontos nevrálgicos que exigiam atenção urgente e estratégica:

Custos ocultos do trabalho manual: o desperdício de tempo e recursos

Um dos maiores desafios enfrentados pela DM residia na carga excessiva de trabalho manual imposta à sua equipe de vendas. Diariamente, esses profissionais dedicavam um tempo considerável à inserção repetitiva de dados no CRM, uma tarefa que, além de ser monótona, era altamente propensa a erros e inconsistências. Cada nova entrada de informações sobre um lojista, uma transação ou um contrato representava uma oportunidade para que dados fossem digitados incorretamente, incompletos ou duplicados.

Esse processo não apenas consumia um volume significativo do tempo da equipe, mas também desviava o foco de atividades estratégicas de alto valor, como a prospecção de novos parceiros, a negociação de contratos e o aprofundamento do relacionamento com a base de clientes existente. O custo oculto do trabalho manual não se refletia apenas em horas perdidas, mas também na perda de oportunidades de negócio e na dificuldade em escalar as operações de vendas de forma eficiente. A equipe, sobrecarregada com tarefas administrativas, tinha menos tempo para interagir com lojistas e identificar suas reais necessidades, impactando diretamente o potencial de crescimento da empresa.

Barreiras de integração com sistemas vitais: a lacuna informacional

Outro ponto crítico era a ausência de uma conexão automatizada e bidirecional com o Siscred, o sistema bancário essencial para as operações da DM. Essa falta de integração significava que informações financeiras cruciais, como dados de pagamento, status de crédito e histórico de transações, não eram atualizadas em tempo real no CRM. A consequente defasagem de informações comprometia severamente a agilidade da DM em responder às dinâmicas do mercado e às necessidades urgentes de seus parceiros lojistas.

Quando os dados não fluem de forma contínua e automatizada entre sistemas, cria-se um silo de informações. Cada departamento trabalha com sua própria versão da verdade, resultando em retrabalho, decisões baseadas em dados desatualizados e uma incapacidade de ter uma visão 360 graus do cliente. Para a DM, essa lacuna informacional se traduzia em atrasos na aprovação de crédito, dificuldades na gestão de riscos e uma incapacidade de oferecer um atendimento proativo e personalizado aos seus parceiros. A agilidade, um pilar no mercado financeiro, era diretamente impactada, tornando a empresa menos competitiva.

Comprometimento da qualidade dos dados: o risco para a tomada de decisões

O acúmulo de informações incompletas, desatualizadas ou inconsistentes no sistema era uma consequência direta dos dois desafios anteriores. Esse cenário afetava diretamente a confiabilidade dos relatórios gerenciais e a capacidade de realizar uma gestão proativa da carteira de clientes. Sem dados limpos e organizados, a DM enfrentava dificuldades para segmentar sua base de lojistas de forma eficaz, identificar tendências de mercado, prever churn ou reconhecer oportunidades de cross-sell e up-sell.

A qualidade dos dados é a base de qualquer estratégia de negócios orientada por informações. Quando essa base é comprometida, a visão de longo prazo da empresa é impactada. Decisões estratégicas, como o lançamento de novos produtos, a expansão para novos mercados ou a otimização de campanhas de marketing, poderiam ser baseadas em suposições em vez de fatos concretos, aumentando o risco de investimentos equivocados. Esses desafios deixavam clara a necessidade de uma transformação fundamental para otimizar as operações da DM e estabelecer uma fundação de dados robusta e confiável, capaz de sustentar o crescimento futuro. A pergunta de como otimizar a gestão de dados e processos em vendas era central para a DM, e a resposta, para nós na NexOps, residia na automação inteligente e na integração estratégica.

A estratégia da NexOps: implementando uma arquitetura RevOps integrada na DM

Na NexOps, nossa abordagem para a DM foi meticulosamente construída sobre os pilares fundamentais da Revenue Operations (RevOps). Essa filosofia, que transcende a mera implementação de tecnologia, visa a alinhar pessoas, processos e ferramentas em torno de um objetivo comum: maximizar a receita e a eficiência operacional. Para a DM, isso significou ir muito além da simples configuração de um CRM; significou uma integração profunda de alinhamento de processos de negócio, uma personalização técnica minuciosa do CRM e uma integração robusta com os sistemas legados da empresa. Nossa equipe, composta por especialistas em projetos de RevOps, garantiu uma solução tailor-made, ou seja, feita sob medida, com um foco incisivo em resultados de alto impacto e no retorno sobre o investimento.

Nossa atuação no projeto da DM não seguiu um roteiro genérico, mas sim uma série de iniciativas-chave cuidadosamente planejadas e executadas para garantir a máxima sinergia e eficácia:

Diagnóstico e mapeamento de regras de negócio: a base sólida para a customização

O ponto de partida essencial para toda a transformação foi a realização de uma imersão completa e detalhada nos processos internos da DM. Nossa equipe conduziu um diagnóstico aprofundado para identificar e mapear os dados e fluxos mais críticos para a operação de crédito e relacionamento com lojistas. Esse mapeamento exaustivo envolveu entrevistas com equipes de vendas, marketing, atendimento e gestão, além da análise de fluxogramas e documentos internos.

O objetivo era claro: garantir que cada ajuste, cada funcionalidade e cada automação implementada na solução HubSpot fosse diretamente alinhada às prioridades estratégicas e à realidade operacional da DM. Compreender as particularidades de como a DM operava, desde o primeiro contato com um potencial lojista até a gestão de sua carteira de crédito, foi fundamental para desenhar uma solução que não apenas resolvesse os problemas existentes, mas que também impulsionasse a empresa para o futuro. Esse diagnóstico inicial foi a fundação para a construção de uma arquitetura RevOps verdadeiramente eficaz.

Customização da plataforma HubSpot para fluxos reais: moldando a ferramenta à necessidade

Com o mapeamento das regras de negócio em mãos, passamos para a etapa de projetar e implementar uma arquitetura de dados totalmente personalizada na HubSpot. Isso envolveu um trabalho minucioso de ajuste de objetos e propriedades da plataforma para que espelhassem com precisão os fluxos operacionais e as necessidades de reporte específicas da DM. Por exemplo, foram criados campos personalizados para capturar detalhes sobre os tipos de estabelecimentos comerciais dos lojistas, o volume de transações esperado e as condições de crédito aplicadas.

A personalização não se limitou apenas aos campos de dados; estendeu-se à criação de pipelines de vendas que seguiam a jornada do lojista na DM, desde a prospecção até a ativação e o acompanhamento. O objetivo central era maximizar a relevância e o uso da plataforma no dia a dia das equipes, tornando a HubSpot uma ferramenta intuitiva, poderosa e verdadeiramente alinhada às operações e estratégias da DM. Essa customização garantiu que a plataforma não fosse um sistema engessado, mas sim um ambiente de trabalho que se adaptasse perfeitamente à dinâmica do negócio.

Integração segura e automatizada com o Siscred: eliminando gargalos de dados

Um dos pilares mais críticos da solução foi o desenvolvimento de um conector de dados em nuvem seguro e altamente confiável para estabelecer uma ponte entre a HubSpot e o Siscred. Essa integração permitiu o fluxo automático e diário de informações estratégicas do Siscred para a HubSpot. Isso significava que dados financeiros vitais, antes inacessíveis em tempo real no CRM, como o status de pagamentos, a performance de cartões e o histórico de crédito, passavam a ser sincronizados de forma contínua.

Essa integração robusta foi um divisor de águas, pois eliminou a dependência da entrada manual de dados, que era uma fonte constante de erros, inconsistências e desperdício de tempo para a equipe de vendas. Ao automatizar esse processo, a DM liberou recursos valiosos de seus colaboradores, permitindo que se concentrassem em atividades de maior valor estratégico. Além disso, a segurança da integração foi uma prioridade, garantindo que os dados sensíveis fossem transmitidos e armazenados de forma protegida.

Sincronização contínua para consistência de dados: a garantia de informações precisas

Para complementar a integração com o Siscred, a NexOps implementou automações de atualização de dados em tempo real dentro da HubSpot. Essa funcionalidade garantiu que as informações fossem sempre consistentes e confiáveis em ambos os sistemas. Cada alteração no Siscred era rapidamente refletida na HubSpot, e vice-versa, garantindo que a equipe de vendas e os gestores tivessem acesso à versão mais atualizada e precisa dos dados a qualquer momento.

A sincronização contínua reduziu drasticamente a ocorrência de erros de dados, eliminou a necessidade de verificações manuais e acelerou significativamente o acesso a informações atualizadas para toda a equipe. Em um setor tão dinâmico quanto o financeiro, ter dados precisos e em tempo real é uma vantagem competitiva inestimável, permitindo que a DM tomasse decisões ágeis e proativas, baseadas em um panorama completo e confiável. Essa etapa consolidou a HubSpot como a fonte única da verdade para a operação comercial da DM.

Os benefícios concretos da estratégia NexOps: eficiência e insights para a DM

A parceria com a NexOps e a implementação das soluções HubSpot trouxeram transformações imediatas e tangíveis para a operação comercial da DM. Os resultados não se limitaram à otimização de processos, mas se estenderam à melhoria da qualidade dos dados, à colaboração interna e à capacidade de tomada de decisões, impactando positivamente a performance geral da empresa.

Redução drástica de retrabalho: focando no que realmente importa

Um dos benefícios mais notáveis foi a redução drástica de retrabalho. A automação e a integração de sistemas liberaram a equipe de vendas de uma série de tarefas repetitivas e manuais que antes consumiam uma quantidade excessiva de tempo e energia. Agora, com mais tempo disponível, o time pode se dedicar a atividades de alto valor, como a prospecção ativa de novos lojistas, a identificação de oportunidades de negócio e o fortalecimento de relacionamentos estratégicos com a base de parceiros já existente.

Essa otimização do tempo da equipe não só aumentou a produtividade, mas também elevou a moral dos colaboradores, que agora podiam focar em ações que realmente geravam impacto e retorno para a DM, impulsionando o crescimento da carteira e a expansão da presença da empresa no mercado.

Dados confiáveis para decisões ágeis: inteligência de negócio em ação

A integração com o Siscred foi um divisor de águas, fornecendo à gestão da DM uma base de dados sempre atualizada e inquestionavelmente confiável. Com informações precisas e em tempo real sobre clientes, transações e desempenho financeiro, a equipe de liderança pôde realizar análises muito mais precisas e tomar decisões mais rápidas e informadas.

Em um ambiente competitivo como o setor financeiro, ter dados acionáveis é um diferencial competitivo crucial. A DM, equipada com essa inteligência de negócio, agora pode responder de forma proativa às flutuações do mercado, identificar tendências emergentes e planejar estratégias com um nível de confiança nunca antes alcançado. Para a DM, a automação de vendas e a centralização do CRM significaram ter dados acionáveis para um planejamento estratégico superior, elevando a capacidade analítica da empresa.

Visão unificada da operação: transparência e controle total

Com todas as informações cruciais consolidadas e centralizadas na HubSpot, a DM obteve uma transparência e controle completos sobre sua operação comercial. Desde o processo de cadastro de um novo lojista até a gestão proativa e o acompanhamento detalhado da carteira de clientes, cada etapa do ciclo de vida do parceiro se tornou visível e gerenciável em uma única plataforma.

Essa visão unificada eliminou os silos de informação, proporcionando aos gestores uma compreensão holística do desempenho comercial, identificando gargalos, otimizando fluxos de trabalho e garantindo que todas as áreas estivessem alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. A capacidade de ter um panorama completo da operação permite uma gestão mais eficiente e um planejamento mais coeso.

Colaboração interdepartamental aprimorada: sinergia operacional

A automação de notificações estratégicas, como a de "novo lojista cadastrado" para o time comercial, impulsionou significativamente a comunicação e a sinergia entre as diferentes áreas da DM. Essa funcionalidade, aparentemente simples, eliminou atrasos e falhas de comunicação, garantindo que o time de vendas fosse prontamente informado sobre novas oportunidades.

A agilidade no follow-up e na ativação de novos parceiros foi otimizada, tornando o processo de onboarding de lojistas mais fluido e eficiente. A melhoria na colaboração interdepartamental não só agilizou os processos, mas também fortaleceu o espírito de equipe e a responsabilidade compartilhada pelo sucesso dos parceitos.

Engajamento e adoção plena da plataforma: o sucesso na prática

Um dos indicadores mais fortes do sucesso do projeto foi o alto engajamento e a adoção plena da plataforma HubSpot pela equipe da DM. Os colaboradores, ao experimentarem na prática a eficiência e o valor gerado pela integração e automação, perceberam rapidamente o quanto a ferramenta facilitava seu dia a dia.

A utilização recorrente e com confiança da HubSpot para a gestão diária de suas carteiras confirmou o sucesso da solução implementada e sua usabilidade intuitiva. A equipe da DM tornou a plataforma uma parte indispensável de sua rotina de trabalho, validando a eficácia da estratégia da NexOps.

A equipe da DM atestou esses resultados em suas próprias palavras, com um de seus membros afirmando: "O time comercial passou a ter mais visibilidade das lojas cadastradas e consegue planejar melhor suas ações. A automação trouxe mais confiança e organização para a rotina."

Com os ganhos tangíveis e imediatos obtidos, a DM já projeta os próximos passos em sua jornada de transformação digital. A empresa busca expandir ainda mais a integração com o Siscred, incorporando novos tipos de dados à HubSpot e ampliando a governança da informação. Esse compromisso contínuo com a inovação demonstra o reconhecimento da DM de que a inteligência de dados é um ativo estratégico para seu crescimento futuro.

NexOps: estratégia e execução para o futuro da sua receita

O caso de sucesso da DM é um poderoso testemunho da capacidade da NexOps em transformar desafios operacionais complexos em vantagens competitivas sustentáveis através de uma abordagem estratégica e bem executada de Revenue Operations. Nossa atuação no projeto DM não se limitou à implementação de uma ferramenta; abrangeu desde o diagnóstico estratégico aprofundado das necessidades da empresa até a execução técnica detalhada de cada etapa, entregando soluções que geram impacto real.

Nossa metodologia não apenas elevou a eficiência operacional da DM e eliminou o retrabalho — um processo que antes consumia recursos valiosos —, mas também construiu uma base sólida para decisões mais assertivas e um crescimento escalável em um mercado dinâmico e exigente. A capacidade de alinhar vendas, marketing e atendimento ao cliente sob uma única visão de receita é o que diferencia a abordagem da NexOps.

Para empresas que se veem diante de problemas de CRM desatualizados, processos manuais que geram ineficiência ou dados fragmentados, a pergunta "O que a NexOps faz para resolver problemas de CRM e processos manuais?" encontra uma resposta clara em nossa metodologia abrangente: realizamos um mapeamento e redesenho de processos existentes para identificar gargalos, seguida de uma customização avançada de CRM (como a HubSpot) para adaptar a plataforma às necessidades específicas do cliente. Por fim, implementamos integrações personalizadas para garantir uma automação completa de todo o ciclo de receita, desde a prospecção até o pós-venda.

Se a sua empresa enfrenta desafios na gestão de dados, na otimização de processos internos ou busca maximizar o potencial do seu CRM para gerar mais receita, a NexOps oferece a expertise, a experiência e a metodologia comprovada necessárias para converter essas complexidades em oportunidades de crescimento tangíveis. Entendemos que o cenário B2B SaaS exige soluções que sejam não apenas tecnológicas, mas também estratégicas e adaptadas à realidade de cada negócio.

Estamos preparados para ajudá-lo a desbloquear o verdadeiro potencial de eficiência e crescimento da sua empresa.

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