Desbloqueando o Potencial da HubSpot: A Jornada de RevOps da Soluti com a NexOps

No cenário dinâmico e competitivo das empresas em ascensão, especialmente no setor B2B SaaS, o desafio de expandir as operações de vendas sem que isso implique na perda de eficácia ou na diminuição da visibilidade dos dados é uma constante. A Soluti, uma gigante consolidada no mercado de certificação digital, enfrentou essa realidade com clareza. Eles possuíam um CRM robusto, a HubSpot, mas, ironicamente, não estavam conseguindo extrair seu valor máximo para otimizar o ciclo completo de vendas.

Essa situação é muito mais comum do que se imagina. A NexOps compreende que a tecnologia, por mais avançada que seja, é um meio, não um fim em si mesma. A simples posse de uma ferramenta de ponta não garante, por si só, sua máxima performance ou a resolução automática de desafios complexos. É a forma como essa ferramenta é configurada, utilizada, integrada aos processos e continuamente otimizada que realmente faz a diferença. Nossa parceria com a Soluti é um estudo de caso inspirador sobre como a inteligência em Revenue Operations (RevOps) pode transformar um CRM que estava sendo subutilizado em um verdadeiro motor de crescimento e escalabilidade para o negócio.

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O cenário pré-otimização: onde a Soluti estava travada?

Antes da intervenção estratégica da NexOps, apesar de ter realizado um investimento significativo na plataforma HubSpot, a Soluti deparava-se com diversos obstáculos que minavam a eficiência de suas equipes de vendas e operações. Mais do que isso, esses gargalos comprometiam a própria qualidade dos dados, um ativo fundamental para qualquer decisão estratégica no ambiente de vendas moderno. A raiz do problema residia não na ferramenta em si, mas na desestruturação e na falta de otimização do CRM para espelhar e atender às nuances específicas do negócio da Soluti.

Identificamos os seguintes pontos críticos que impediam a Soluti de alcançar seu pleno potencial:

• Capacidade inexplorada da HubSpot: A plataforma HubSpot, apesar de ser robusta e oferecer um leque vasto de funcionalidades, não estava configurada de maneira a espelhar as particularidades dos fluxos de trabalho e dos processos de vendas da Soluti. Isso resultava em uma utilização superficial das capacidades do CRM, deixando inúmeras funcionalidades valiosas em modo ocioso. Era como ter um carro de corrida de alta performance e usá-lo apenas para ir à padaria, sem aproveitar sua velocidade e engenharia avançada. O investimento na ferramenta não estava gerando o retorno esperado, pois seu potencial permanecia adormecido.
• Visibilidade oculta dos KPIs (Key Performance Indicators): A Soluti enfrentava uma inconsistência significativa na coleta de dados, o que gerava uma barreira para a análise. A dificuldade em gerar relatórios precisos, padronizados e concisos impedia que a liderança e as equipes tivessem acesso a análises estratégicas aprofundadas. Essa falta de clareza nos dados obscurecia insights cruciais de desempenho, como a performance de cada etapa do funil de vendas, as taxas de conversão por vendedor ou a efetividade de determinadas campanhas. Sem uma visibilidade clara dos KPIs, a tomada de decisões se tornava um processo intuitivo, e não baseado em evidências concretas.
• Abordagem de vendas fragmentada: A ausência de processos padronizados para a qualificação de leads e para a prospecção gerava uma abordagem de vendas inconsistente. Cada vendedor ou SDR (Sales Development Representative) operava de uma maneira diferente, seguindo seus próprios métodos. Essa fragmentação resultava em uma série de oportunidades perdidas, pois a falta de uniformidade impedia a replicação de sucessos e tornava difícil identificar onde estavam as falhas. Além disso, a experiência do cliente podia variar drasticamente de um contato para outro, o que potencialmente impactava a satisfação e a confiança no processo de compra.
• Pipeline sem fluxo: O acompanhamento e o fechamento de negócios na Soluti eram prejudicados por uma notável falta de automação e por uma ausência de clareza nas etapas do funil de vendas. O pipeline de vendas era mais uma lista de oportunidades do que um fluxo organizado e previsível. A inconsistência no follow-up e a dificuldade em identificar exatamente em que estágio cada oportunidade se encontrava aumentavam a probabilidade de negócios estagnarem ou serem perdidos. Isso alongava o ciclo de vendas e reduzia as taxas de conversão, afetando diretamente a capacidade de gerar receita.

Esses desafios, em seu conjunto, evidenciaram a necessidade premente de uma intervenção especializada. A Soluti precisava de um parceiro que pudesse não apenas redesenhar a arquitetura de seu CRM, mas também otimizar seus processos de vendas para maximizar o retorno sobre o investimento já feito na HubSpot. O objetivo era transformar o CRM de uma ferramenta de registro para um verdadeiro motor de crescimento estratégico.

A estratégia NexOps em ação: personalização e automação para a Soluti

A NexOps, com sua expertise comprovada em orquestrar e executar projetos complexos de Revenue Operations, iniciou seu trabalho com a Soluti por meio de um diagnóstico aprofundado da operação. Nosso objetivo era claro e bem definido: mapear com precisão os fluxos operacionais existentes, identificar os pontos de fricção e ineficiência, e, a partir dessa análise minuciosa, traçar um plano de ação detalhado e sob medida. Esse plano visava potencializar o uso da HubSpot e implementar as melhores práticas de gestão de receita, garantindo que a tecnologia trabalhasse em perfeita sintonia com os objetivos de negócio da Soluti.

Nossa abordagem é profundamente enraizada na escuta ativa e na compreensão profunda da realidade de cada cliente. Não impomos soluções prontas; em vez disso, construímos estratégias que se alinham perfeitamente com o cenário e as necessidades específicas da empresa. Como afirmou Roberto Pincherle, Sales Operations Manager da Soluti, validando a eficácia de nossa abordagem: "O processo flui muito bem, a equipe conseguiu compreender a nossa necessidade e nossa realidade e entregar processos de qualidade." Essa declaração sublinha o fato de que a NexOps não apenas entrega soluções técnicas, mas também garante que elas sejam compreendidas e adotadas pelas equipes, facilitando a transição e a sustentabilidade dos novos processos. Essa compreensão profunda é a base do nosso trabalho e o diferencial que nos permite gerar resultados tangíveis.

Nossa implementação técnica para a Soluti incluiu um conjunto de soluções sob medida, projetadas para endereçar cada um dos desafios identificados no cenário pré-otimização:

Playbook de qualificação aprovado: refinando a prospecção

Para resolver a inconsistência na qualificação de leads, criamos um playbook detalhado e compreensível para padronizar todo o processo. Este guia assegurou que cada membro da equipe de vendas avaliasse o potencial de novos negócios com base em critérios uniformes e objetivos.

Os benefícios do playbook foram imediatos e significativos:

• Qualidade otimizada dos leads no pipeline: Ao seguir um roteiro claro, os SDRs e vendedores passaram a qualificar leads de forma mais rigorosa, garantindo que apenas as oportunidades mais promissoras avançassem no funil. Isso evitou o desperdício de tempo e recursos com leads de baixo potencial.
• Consistência na abordagem: A padronização da qualificação trouxe uniformidade à experiência do lead, independentemente de quem o contatasse. Isso fortaleceu a imagem profissional da Soluti e aumentou a previsibilidade dos resultados das etapas iniciais de vendas.
• Aceleração do ciclo de vendas: Com leads melhor qualificados desde o início, o ciclo de vendas se tornou mais eficiente, permitindo que a equipe focasse em avançar as oportunidades mais quentes para o fechamento.

Distribuição equilibrada com round robin: maximizando cada oportunidade

Para otimizar a alocação de leads e evitar a sobrecarga de vendedores específicos, implementamos um sistema de Round Robin. Este mecanismo garantiu a distribuição automática e justa de novos leads entre os vendedores disponíveis, assegurando que cada oportunidade fosse rapidamente atribuída e acompanhada.

Os impactos do Round Robin foram notáveis:

• Aproveitamento máximo de cada oportunidade: Nenhum lead ficava "parado" aguardando atribuição manual. O sistema garantia que cada novo contato fosse encaminhado prontamente para um vendedor.
• Prevenção de sobrecarga: A distribuição equitativa evitou que alguns vendedores ficassem com um volume excessivo de leads, enquanto outros tinham capacidade ociosa, promovendo um ambiente de trabalho mais equilibrado e produtivo.
• Agilidade no primeiro contato: A atribuição instantânea permitiu que o vendedor entrasse em contato com o lead enquanto o interesse e o contexto da interação estavam frescos, aumentando as chances de engajamento e qualificação bem-sucedida.

Dados completos com propriedades essenciais: a base da inteligência

Para combater a fragmentação e a inconsistência dos dados, um dos gargalos centrais da Soluti, definimos e tornamos obrigatórios campos cruciais no CRM (Propriedades Essenciais). Essa medida assegurou a coleta padronizada de informações vitais dos leads e das oportunidades em todas as etapas do processo de vendas.

O resultado dessa implementação foi uma transformação na qualidade dos dados:

• Dados mais ricos e confiáveis: Ao forçar o preenchimento de campos essenciais, como setor, tamanho da empresa, necessidades específicas, entre outros, a Soluti passou a ter um banco de dados muito mais completo e consistente.
• Análises precisas e confiáveis: Com dados padronizados e de alta qualidade, a capacidade de gerar relatórios precisos e realizar análises de desempenho se expandiu drasticamente. Isso é fundamental para identificar tendências, gargalos e oportunidades de otimização em tempo real.
• Melhora na segmentação e personalização: Dados completos permitem uma segmentação muito mais granular dos leads, possibilitando que as equipes de marketing e vendas criassem campanhas e abordagens altamente direcionadas e personalizadas, aumentando a relevância e a eficácia das comunicações.

Sequências de tarefas inteligentes: produtividade e follow-up consistente

Para minimizar as perdas de follow-up e elevar a produtividade do time de vendas, desenvolvemos sequências de tarefas automatizadas na HubSpot. Essas sequências foram desenhadas para guiar os representantes de vendas pelas etapas cruciais do follow-up e da nutrição de leads.

Os impactos dessas sequências foram diretos na eficiência:

• Minimização de perdas: Nenhuma oportunidade era esquecida. As sequências garantiam que o follow-up fosse feito de forma consistente e oportuna, evitando que leads "esfriassem" por falta de contato.
• Elevação da produtividade: Os vendedores não precisavam mais gastar tempo lembrando-se das próximas etapas ou organizando manualmente seus follow-ups. As tarefas automatizadas os guiavam, liberando-os para focar na qualidade das interações e no fechamento de negócios.
• Consistência da cadência de vendas: As sequências padronizaram a cadência de comunicação com os leads, garantindo que todos passassem por um processo de nutrição e acompanhamento otimizado, sem variâncias entre os membros da equipe.

Objeto "lead" personalizado na HubSpot: clareza no processo de qualificação

Uma inovação significativa foi a configuração de um objeto personalizado para "Leads" dentro da HubSpot. Embora a plataforma já possua um objeto "Contato", a criação de um objeto "Lead" separado permitiu uma segmentação e gestão ainda mais eficazes dos contatos no início do pipeline.

Isso trouxe clareza sem precedentes ao processo de qualificação e acompanhamento, pois:

• Diferenciação clara entre leads e contatos: Permitiu à Soluti diferenciar leads que ainda estavam em fase de qualificação e nutrição de contatos que já haviam sido qualificados e estavam avançando no funil de vendas.
• Gestão otimizada do funil: Com um pipeline de qualificação de leads mais preciso, a Soluti pôde ter estágios específicos para a transição de um lead para uma oportunidade de vendas, melhorando a visibilidade e a gestão do funil.
• Segmentação mais granular: A capacidade de adicionar propriedades específicas ao objeto "Lead" abriu novas possibilidades para uma segmentação de marketing e vendas ainda mais granular e direcionada, aumentando a relevância das comunicações.

Workflows e pipelines dinâmicos: automação e alinhamento aos fluxos reais

Por fim, a NexOps trabalhou na construção de workflows automatizados e pipelines personalizados que espelharam com precisão os fluxos operacionais e as particularidades do negócio da Soluti. Essa customização garantiu que o CRM não fosse apenas uma ferramenta genérica, mas um espelho digital das operações da empresa, automatizando processos-chave e otimizando a jornada do cliente.

Esses workflows e pipelines dinâmicos permitiram:

• Automação de processos complexos: Tarefas repetitivas e condicionais que antes exigiam intervenção manual foram automatizadas, liberando o tempo da equipe para atividades estratégicas e complexas.
• Consistência e redução de erros: Os workflows garantiram que as ações fossem executadas de forma consistente, reduzindo drasticamente a chance de erros humanos e garantindo a adesão aos novos processos padronizados.
• Clareza e visibilidade no fluxo de trabalho: Cada etapa do processo foi bem definida e automatizada, proporcionando clareza para a equipe e para a gestão sobre o status de cada oportunidade e as próximas ações necessárias.
• Eficiência operacional aprimorada: A automação de pipes específicas para diferentes tipos de negócio, produtos ou segmentos de clientes otimizou o fluxo de trabalho de cada equipe, resultando em maior agilidade e performance geral.

Em conjunto, essas soluções técnicas não apenas resolveram os gargalos operacionais da Soluti, mas também pavimentaram o caminho para uma operação de vendas e receita muito mais organizada, padronizada e, acima de tudo, eficiente. A NexOps transformou o investimento da Soluti em HubSpot em um ativo estratégico que impulsiona o crescimento.

Resultados concretos: a eficiência da Soluti desponta

A aplicação estratégica e meticulosa dessas soluções pela NexOps gerou um impacto transformador na Soluti, demonstrando como uma estratégia de Revenue Operations bem-executada pode redefinir o sucesso de uma organização. As melhorias não se limitaram a ajustes técnicos no CRM, mas permeou toda a estrutura operacional de vendas, criando um ambiente mais ágil, produtivo e, crucialmente, orientado a dados.

Roberto Pincherle, Sales Operations Manager da Soluti, destacou a magnitude da mudança e os benefícios percebidos internamente: "Processo organizado e padronizado, trazendo mais agilidade para as equipes de vendas até o momento…Sabendo usar o serviço, a NexOps se torna um parceiro estratégico, capaz de auxiliar na definição e desenho de estratégias comerciais, redução de custos operacionais e aumento da produtividade da equipe." Essa citação encapsula perfeitamente a transformação ocorrida, ressaltando que a NexOps transcendeu o papel de fornecedor para se tornar um verdadeiro parceiro estratégico na jornada de crescimento da Soluti.

Os ganhos mais relevantes e tangíveis observados e consolidados na Soluti foram:

• Qualificação de leads refinada: O novo playbook de qualificação, combinado com o sistema Round Robin de distribuição de leads, garantiu uma qualificação consistente e uma distribuição equilibrada das oportunidades entre os vendedores. Isso não só otimizou o tempo dos vendedores, que passaram a focar em leads mais promissores e com maior potencial de conversão, mas também impulsionou as taxas de conversão em todo o funil. A qualidade dos leads que chegam ao pipeline de vendas é um dos principais fatores para o sucesso sustentável do negócio.
• Eficiência operacional elevada: As automações e os workflows sob medida, implementados pela NexOps na HubSpot, reduziram drasticamente o tempo que a equipe de vendas dedicava a tarefas de gerenciamento de leads e a atividades administrativas repetitivas. Essa otimização liberou o time para focar em atividades de alto valor estratégico, como a construção de relacionamentos mais profundos com os clientes, a negociação complexa e, o mais importante, o fechamento de negócios. A automação tornou o processo mais fluido e menos propenso a erros humanos.
• Dados organizados e confiáveis: A padronização na coleta de dados, viabilizada pela implementação de propriedades obrigatórias e a configuração do objeto "Lead" personalizado, resultou em dados de alta qualidade e consistência no CRM. Isso foi fundamental para viabilizar análises de KPIs (Key Performance Indicators) muito mais precisas e confiáveis. Com dados limpos e bem estruturados, a Soluti agora tem uma base sólida para tomar decisões informadas, identificar padrões de sucesso e otimizar suas estratégias de forma contínua.
• Visibilidade e acompanhamento aprimorados: A reestruturação completa do CRM HubSpot e a criação de dashboards personalizados e intuitivos deram à Soluti uma visão clara, em tempo real, de seus principais indicadores de desempenho de vendas. Essa visibilidade aprimorada facilitou a identificação proativa de gargalos no funil de vendas, a avaliação da performance de cada etapa do processo e, crucialmente, a tomada de decisões estratégicas mais ágeis e baseadas em dados concretos. A gestão agora possui um painel de controle completo para monitorar o progresso e otimizar as operações com precisão.

NexOps: o catalisador para sua estratégia de receita

A parceria da Soluti com a NexOps foi, sem dúvida, um marco que redefiniu a gestão das operações de receita da empresa. O que antes era um CRM robusto, mas subutilizado, e um conjunto de processos de vendas fragmentados, transformou-se em um ecossistema de vendas otimizado, eficiente e totalmente integrado na HubSpot. Com um CRM que agora é verdadeiramente um parceiro estratégico, configurado para atender plenamente às suas necessidades, e com processos de vendas mais eficientes e padronizados, a Soluti está agora equipada e em uma posição sólida para escalar seus negócios com confiança.

Essa preparação inclui:

• Visibilidade total sobre o desempenho das vendas e o ciclo de vida dos leads, permitindo decisões proativas e estratégicas.
• Uma equipe de vendas altamente capacitada e focada em atividades de alto valor, preparada para converter mais leads em clientes satisfeitos.

Como Roberto Pincherle concluiu, o grande diferencial e o verdadeiro valor da parceria com a Nexforce, através da NexOps, foi a "capacidade de traduzir as necessidades complexas da empresa em funcionalidades bem desenvolvidas e implementadas no CRM." Isso ressalta que o trabalho vai muito além da técnica; é sobre a união da expertise em Revenue Operations com uma compreensão profunda do negócio do cliente.

Se sua empresa busca não apenas usar a HubSpot, mas realmente dominá-lo para otimizar suas operações de vendas, melhorar a eficiência e impulsionar a receita, a NexOps tem a expertise, a metodologia e a equipe necessária para ser seu parceiro estratégico.

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